オフィスの紙書類を一掃！ファイリング・スキャン・シュレッターで進める書類整理のススメ

▍1. オフィスに眠る「紙の山」はありませんか？

長く会社を運営していると、いつの間にか書類が溜まってしまいます。契約書・請求書・帳票・議事録・DMの類いまで、紙の書類は増える一方です。

・「書庫やキャビネットが満杯で、新しい書類を置く場所がない」 ・「オフィス移転を控えているが、大量の書類をどう整理すればいいか分からない」 ・「ペーパーレス化を進めたいが、どこから手をつければいいか分からない」 ・「保管期限が切れた書類を、安全に処分する方法が分からない」

こうした書類整理の悩みは、どの企業にも共通するものです。しかも、書類には個人情報や機密情報が含まれることも多く、安易に処分できないのが現実です。

OdiaMでは、こうした紙書類の整理を一括で代行する「資料のファイリング・スキャン・シュレッター」サービスを提供しています。

▍2. ファイリング・スキャン・シュレッターサービスとは

本サービスは、書類の仕分け・ファイリングからスキャニング、不要書類のシュレッター・溶解処理までを、専任スタッフが一括で代行するBPOサービスです。

具体的な流れは次のとおりです。

・現状のヒアリング：書類の量・種類・保存状態を確認し、最適な処理プランをご提案します ・書類の回収・搬入：専用ボックスで回収、または梱包して弊社へ送付いただきます ・仕分け・ファイリング：保管書類と廃棄書類を仕分けし、必要なものは整理・ファイリングします ・スキャン・データ化：保管書類をスキャンし、OCR処理で検索可能なデータに変換します ・シュレッター・溶解処理：不要書類を安全にシュレッター・溶解処理し、処理証明書を発行します

「残す書類」「データ化する書類」「処分する書類」を整理し、その後の保管・活用・廃棄までをワンストップで対応します。

▍3. 仕分けの判断はプロにお任せ

書類整理で最も時間がかかり、判断に迷うのが「この書類は残すべきか、処分していいのか」という仕分けです。

保存義務のある法定書類なのか、それとも処分して問題ない書類なのか。判断を誤ると、後で必要な書類が見つからずトラブルになることもあります。

OdiaMでは、ご指定のルールに従って専任スタッフが丁寧に仕分けを行います。事前に仕分け基準をうかがった上で、判断に迷う書類は都度確認しながら進めるため、安心してお任せいただけます。

「法律で定められた保存期間は？」「個人情報を含む書類の扱いは？」といった疑問にも、経験豊富なスタッフが丁寧に対応します。

▍4. スキャン＋OCRで「検索できる」データに

保管することにした書類は、そのままファイリングして紙で残すことも、スキャンしてデータ化することも可能です。

データ化する場合、高解像度スキャンに加えてOCR処理を施すことで、テキスト検索が可能なPDFとして納品できます。電子化した後も、必要な書類をキーワードで素早く探し出せるため、日々の業務効率が大きく向上します。

納品形式は、クラウド共有（OneDriveなど）やDVD-ROMなど、お客様の業務体制に合わせてお選びいただけます。「紙で残すよりデータで管理したい」という場合は、ぜひスキャン・OCRをご活用ください。

▍5. 不要書類は溶解処理で安全に処分

処分することにした書類は、シュレッター処理から溶解処理まで安全に対応します。

シュレッターで裁断しただけでは、細かい紙片の復元リスクが完全にはゼロになりません。機密情報や個人情報を含む書類は、溶解処理によって完全に情報を消去することで、情報漏えいのリスクを徹底的に防ぎます。

処理完了後には溶解証明書を発行いたします。書類が適切に処理されたことを証明する書類として、内部監査やコンプライアンス対応にもご活用いただけます。

また、NDA（秘密保持契約）を締結した上で作業を行うため、機密書類も安心してお任せください。

▍6. まとめ：書類整理は一括代行が効率的

紙書類の整理は、仕分け・ファイリング・スキャン・処分という複数の工程が絡む、手間のかかる業務です。それぞれを個別に業者へ依頼するよりも、一括で代行できるサービスを活用するほうが、時間もコストも抑えられます。

OdiaMの「資料のファイリング・スキャン・シュレッター」サービスなら、1箱から対応可能。オフィス移転や保管期限切れ書類の整理、ペーパーレス化の推進など、あらゆるシーンでお役立ていただけます。

「そろそろ書類を整理したい」とお考えの方は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。